11 Tipps für die Artikelstammdatenpflege

Anlegen und Pflegen von neuen Artikeln in der Sage 100

Das Thema Artikelstammdaten beschäftigt uns in vielen Projekten und ist bei vielen Unternehmen ein Dauerthema. Hier einige Anwendungsbeispiele, wann es in IT-Projekten besonders relevant wird:

• Intercompany Prozesse oder Unternehmensübergreifender Datenaustausch (z.B. mit EDI)
• Schnittstelle, um Artikelstammdaten zu übertragen (z.B. Registrierung Medizinprodukte)
• Anbindung von Kassensystemen oder mobiles Kassensystem
• Schnittstellen zu Webshops bzw. Marktplätzen wie Amazon 
• Webportal für den Außendienst (Produktkatalog und Bestelloption)
• Produkt-konfigurator

In einer Onlineschulung haben wir mehreren Sage 100 Anwendern und Anwenderinnen erklärt, was bei der Stammdatenpflege wichtig ist. Wenn dazu bei Ihnen ein individueller Bedarf besteht, kommen Sie gerne auf uns zu.

Obwohl die meisten Mitarbeitenden wissen, wie wichtig gut gepflegte Stammdaten sind, gehört es oft nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen. Neben der Herausforderung, dass es viele Bereiche betrifft, ist es ein wichtiger Grund, warum man gezielt einen Änderungsprozess und bestimmte Richtlinien für die Einhaltung der Stammdatenqualität etablieren sollte. 

Im folgenden Beitrag geben wir 11 einfache Tipps zum Anlegen und Pflegen von neuen Artikeln in der Sage 100.

Tipp 1: Seien Sie vorsichtig beim Kopieren von vorhandenen Artikeln, um neue Artikel zu erfassen.

Nicht selten kommt es vor, dass einfach irgendein vorhandener Artikel kopiert wird um einen neuen Artikel anzulegen. In vielen Fällen ist das auch sicher eine gute Idee, aber trotzdem kann man sich so selbst schnell aufs Glatteis führen, weil man dann nicht mehr bewusst über alle Informationen und Einstellungen nachdenkt. Besonders kritisch wird es zum Beispiel bei Feldern, die später nur schwer zu verändern sind, wie z. B. die Basismengeneinheit. Besser ist es mit Artikelvorlagen zu arbeiten. Dafür muss im ersten Schritt im Artikelstamm für  einen vorhandenen Artikel gekennzeichnet werden, dass dieser Artikel als Vorlage dienen kann. Somit kann man zum Beispiel für die jeweiligen Artikelgruppen eine Vorlage definieren. Wenn dann ein neuer Artikel angelegt wird, der sich nur in einzelnen Merkmalen unterscheidet, kann man die dazugehörige Vorlage verwenden. Wenn ein Artikel dann neu angelegt wird, kann nach der Eingabe der Artikelnummer und der Bezeichnung eine Artikelvorlage ausgewählt werden. Dann werden automatisch die weiteren Merkmale des Vorlagenartikels übernommen und können danach angepasst werden.

Tipp 2: Arbeiten Sie mit Wiedervorlagen und dem 4-Augen-Prinzip

Um eine gute Stammdatenqualität zu erzielen, sollte auf ein 4-Augen-Prinzip Wert gelegt werden, indem zum Beispiel ein bestimmter Mitarbeiter für die Prüfung der Stammdaten verantwortlich ist. Getreu dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ können zwei Mitarbeiter*innen die Eingabe der Artikelstammdaten prüfen. In der Sage 100 kann dafür zum Beispiel mit der Wiedervorlage-Funktion gearbeitet werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter alle wesentlichen Informationen eingibt und dann für diesen neuen Artikel eine Wiedervorlage für einen anderen Mitarbeitenden erstellt. Wenn dann der Kollege die Sage 100 öffnet, bekommt er einen Hinweis und weiß, dass er die Daten nochmal kontrollieren muss. Es ist denkbar, dass erst nach der zweiten Kontrolle der Artikel aktiviert und für den Einkauf bzw. Verkauf freigegeben wird. Sicherlich wird in 90% der Fälle bei der ersten Dateneingabe alles korrekt sein, aber in bestimmt einem von 10 Fällen wird sich ein Fehler eingeschlichen haben. Es lohnt sich also bei der ersten Datenerfassung etwas mehr Zeit zu investieren.

Tipp 3: Achten Sie auf die Mengeneinheiten. Die Basismengeneinheit sollte immer die kleinste Einheit sein.

Sobald man nicht nur mit der Mengeneinheit „Stück“ arbeitet, sondern auch mit Flüssigkeiten oder Meterwaren, wird es bei den Mengeneinheiten schon etwas komplizierter. Zudem kann man diese Merkmale nicht mehr verändern, sobald der Artikel einmal verwendet wurde.

In der Sage 100 wird zwischen der Basismengeneinheit (BME), Verkaufsmengeneinheit (VKME), Verpackungseinheit (VPME) und der Lagermengeneinheit (LME) unterschieden.

In der Sage Onlinehilfe finden Sie zwei sehr hilfreiche Beträge zu dem Thema:

• Artikelmengenbestimmung in der Sage 100
• Empfehlungen für die Festlegung von Preiseinheiten und Mengeneinheiten

Wichtig ist im Hinterkopf zu behalten, dass die Basismengeneinheit immer die kleinste Einheit sein sollte.

Tipp 4: Bilden Sie adäquate Artikelgruppen, um später sinnvolle Auswertungen zu erstellen.

Artikelgruppen legt man in der Regel nur einmal fest und dann werden sie im Laufe des Geschäftslebens sinnvoll ergänzt. Viele Auswertungen beziehen sich auf Artikelgruppen und daher ist es sehr wichtig sich genau zu überlegen, wie die Artikel gruppiert werden. In der Sage 100 kann bei den Gruppen im Standard mit drei Ebenen gearbeitet werden. In manchen Fällen wird die Artikelgruppierung auch direkt für die Navigation vom Webshop verwendet. Nach welchen Kriterien Artikelgruppen gebildet werden, ist bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Generell kann nur gesagt werden, dass die Artikel, die zur gleichen Artikelgruppe gehören, gewisse Gemeinsamkeiten vorweisen.  Bei Lebensmittelproduzenten kann zum Beispiel auf der ersten Ebene zwischen Einkaufs- und Verkaufsartikeln unterschieden werden. Die Verkaufsartikel orientieren sich dann wieder stark am eigenen Sortiment. Auf der zweiten Ebene der Verkaufsartikel wird dann z. B. bei einem Backwarenhersteller zwischen Kuchen, Gebäck und Keksen unterschieden.

Tipp 5: Nutzen Sie Zubehörartikel um somit, z. B. bei Angeboten, nichts zu vergessen.

In der Sage 100 kann mit Zubehörartikel gearbeitet werden. Das ist besonders für die Durchführung von Verkaufsaktionen im Handel hilfreich, wenn es z. B. heißt, kaufe 3 und bekomme einen Artikel kostenlos dazu. Oder wenn man zu einem Artikel auch direkt das passende Zubehör zum Artikel verkaufen möchte. Das bedeutet, dass es in der Sage 100 im Wesentlichen zwei Möglichkeiten gibt um mit Zubehörartikeln zu arbeiten.

Bei der Erfassung von Positionen, zum Beispiel in einem Angebot, können Zubehörartikel automatisch eingefügt werden. Wenn z. B. drei Drucker angeboten werden, wird automatisch ein weiterer Drucker zu einem vordefinierten Preis in das Angebot eingefügt. Diese Regel kann entweder an die Menge oder an einen Betrag gekoppelt werden. Wenn zuvor entsprechende Textbausteine hinterlegt wurden, werden diese ebenfalls automatisch eingefügt. Durch die vordefinierten Einstellungen können klare Regeln im Unternehmen festgelegt werden und es werden Fehler vermieden.

In der Sage Onlinehilfe finden Sie ebenfalls einen sehr hilfreichen Betrag zum Arbeiten mit Zubehörartikeln:

• Zubehörartikel nutzen

Tipp 6: Hinterlegen Sie im Memo zusätzliche Informationen, die bei der Belegerfassung angezeigt werden.

Wenn Sie zum Artikel zusätzliche Informationen hinterlegen wollen, bietet es sich an das Memo zu nutzen. Im Memo zum Artikel können Sie Hinweise und Notizen hinterlegen. Wenn Sie dann eine Bestellung oder ein Angebot erstellen und den Artikel, der ein Artikelmemo vorweist, als Position einfügen, wird das entsprechende Memo angezeigt. Das kann sehr hilfreich sein, wenn z. B. im Memo vermerkt wurde, dass dieser Artikel nicht an bestimmte Kunden verschickt werden darf oder dass sonstige Besonderheiten bei dem Versand des Artikels berücksichtigt werden müssen. Sicherlich ist ein solches Memo oftmals nur ein recht einfaches Hilfsmittel um die Prozesse im Unternehmen zu steuern, aber es kann sehr hilfreich sein um spezifische Besonderheiten zu berücksichtigen.

Tipp 7: Löschen Sie keine Artikel, sondern deaktivieren Sie diese.

Manchmal werden Artikel aus dem Sortiment genommen oder müssen nicht mehr eingekauft werden. Um dann im Artikelstamm mal aufzuräumen, ist es natürlich verlockend Artikel zu löschen. Dies ist jedoch gar nicht so einfach möglich. Wenn Artikel in einem Beleg (z. B. Angebot, Bestellung, Auftrag etc.) schon mal verwendet wurden, kann der Artikel nachträglich nicht mehr gelöscht werden. Der Artikel kann dann nur noch deaktiviert werden. Das ist sinnvoll um zum Beispiel die Datenmenge in Auswahlbrowsern und Suchdialogen zu begrenzen. Zudem ist es ratsam die Artikel auch für den Verkauf und die Beschaffung zu deaktivieren, damit er nicht bei Einkaufs- bzw. Verkaufsbelegen ausgewählt wird.

Tipp 8: Tragen Sie bei Einkaufsartikeln die Wiederbeschaffungszeit, den Gebindefaktor und die Mindestbestellmenge ein.

Gepflegte Stammdaten sind eine wichtige Grundlage, damit weitere Funktionalitäten umfassend genutzt werden können. Damit zum Beispiel eine zuverlässige Beschaffung automatisch erstellt werden kann, es ist wichtig die Wiederbeschaffungszeit zu pflegen. Die Wiederbeschaffungszeit kann je Artikel oder auch spezifisch für einen Lieferanten erfasst werden. Im Artikellieferatenstamm kann zudem auch der Gebindefaktor (Anzahl der Artikel pro Verpackungseinheit) und die Mindestbestellmenge je Lieferant hinterlegt werden. Diese Angaben werden dann bei der automatischen Ermittlung der Bestellvorschläge berücksichtigt.

Tipp 9: Bennen Sie einen Ersatzartikel, wenn ein Artikel ausläuft.

In der Sage 100 ist es möglich Ersatzartikel zu benennen, wenn z. B. ein Artikel ausläuft. Das bedeutet, dass ein Artikel, der nicht mehr verkauft wird, durch einen anderen abgelöst wird. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn es ein Nachfolgemodell gibt. Wenn dann bei der Angebotserstellung der alte Artikel eingegeben wird, dann schlägt die Sage 100 automatisch den Ersatzartikel vor. Somit können einfach Fehler vermieden werden und es wird sichergestellt, dass unternehmensweit die richtigen Folgeartikel angeboten bzw. verkauft werden.

Tipp 10: Vergessen Sie nicht die Seriennummern- bzw. Chargenpflicht anzugeben.

Insbesondere in der Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmaindustrie wird oft mit seriennummern- oder chargennummernpflichtigen Artikeln gearbeitet. Auch in den Artikelstammdaten ist dies zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass im Artikelstamm festgelegt werden muss, ob ein Artikel seriennummern- oder chargennummernpflichtig ist. In der Sage 100 kann dabei noch unterschieden werden, ob die Seriennummern- bzw. Chargenpflicht nur beim Verkauf oder auch bei der Lagerführung zu berücksichtigen ist. Wichtig ist zu beachten, dass die Einstellung zur Seriennummern- und/oder Chargenpflicht später nicht mehr geändert werden kann, nachdem eine Lagerbewegung für den Artikel gebucht wurde.

Tipp 11: Legen Sie passende Berechtigungen fest.

Da die Artikelstammdaten nicht von jedem bearbeitet werden sollten, ist es ratsam passende Berechtigungen für das Bearbeiten von Artikelstammdaten zu vergeben. Besonders kritisch sind zum Beispiel die dazugehörigen Preise und Preislisten. In der Sage 100 können sehr detailliert Berechtigungen vergeben werden.

Zudem ist mit unseren Zusatzlösungen die Validierbarkeit der Sage 100 möglich. Eine Software-Validierung liefert den dokumentierten Nachweis, dass die Unternehmenssoftware die vom Unternehmen vordefinierten Anforderungen hinsichtlich Funktionalität, Bedienbarkeit, Wartung und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In der Broschüre erhalten Sie Handlungsempfehlungen zur Umsetzung: Validierung des ERP-Systems

Kommen Sie gerne auf uns zu, damit wir Ihren Anwendungsfall und die Möglichkeiten zur Umsetzung besprechen können.

Schreiben Sie uns gerne mit dem Kontaktformular oder an vertrieb@abacus-edv.de, wofür Sie sich interessieren. Wir nehmen uns die Zeit für Ihre Fragen oder zur Präsentation der Sage 100 mit unseren Modulen.