Branchenlösung für Kosmetik, Pharmazie und Medizinprodukte

Erfolgreiche IT-Projekte für Kosmetik- und Pharmaindustrie sowie Medizintechnik,

Durch unsere Kundenfokussierung haben wir umfassende Erfahrung mit den speziellen Anforderungen gewonnen, sodass auf Basis der Sage 100 eine Branchenlösung entstanden ist. Als ausgezeichneter Sage-Partner entwickelt abacus seit 1992 zertifizierte Softwarelösungen, hauptsächlich für Unternehmen der Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Damit schließen unsere Lösungen die Lücke zwischen dem Sage 100 Standard und den spezifischen Branchenanforderungen.

Die folgenden Herausforderungen können mit der Branchenlösung von abacus in Verbindung mit der Sage 100 problemlos gemeistert werden:

• Es muss auf Knopfdruck eine Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Rohstoffe und produzierten Verkaufsartikel möglich sein.
• Es müssen sowohl Verkaufsartikel als auch die eingesetzten bzw. produzierten Chargen verwaltet, gesteuert und geplant werden.
• Aufgrund der begrenzten Haltbarkeit von bestimmten Rohstoffen müssen die Lagerbestände immer im Blick behalten werden.
• Eine integrierte Produktionsplanung und –steuerung ist von Anfang an wichtig.
• Die Anforderungen an ein ERP System (z. B. UDI-Etikettierung) auf Grund der EU Medical Device Regulation (MDR) müssen erfüllt werden.

Alle wichtigen Informationen zur Branchenlösung für die Medizintechnik- und Pharmaindustrie auf Basis der Sage 100 finden Sie auf dieser Seite.

abacus Branchenlösung auf Basis der Sage 100

• Fundament für ein integriertes ERP-System
• Nutzung ausgereifter Microsoft-Technologien
• Umfassende Benutzerverwaltung
• Einfache Anbindung an ein Dokumenten Management System

Sage 100 Standardmodule

• Warenwirtschaft – um Artikel- und Kontaktstammdaten zu verwalten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zu erstellen und die Lagerbestände zu optimieren
• Rechnungswesen – um die Buchung, Zahlungen und Mahnungen durchzuführen sowie Controlling bzw. Reporting
• Produktion – um Ressourcenlisten zu verwalten und Fertigungsaufträge zu planen
• CRM – um alle Kontakte zu verwalten, Kampagnen leicht zu managen und die Sales-Pipeline im Blick zu behalten
• Weitere Informationen finden Sie hier: Sage 100 ERP-System

abacus Zusatzmodule für die Pharmaindustrie

• Mobile Datenerfassung als Grundlage für die Gewährleistung einer effizienten Rückverfolgbarkeit und ein einfaches und sicheres Arbeiten in der Produktion und Logistik.
• Das Bundle "Rückverfolgbarkeit" beinhaltet eine Auswahl an passenden Zusatzmodulen zu einem attraktiven Preis - zur Produktseite:  
• Zusatzmodul abacus Rückverfolgbarkeit
• Ein wichtiges Modul der Rückverfolgbarkeit ist die Chargenverwaltung, womit der Wareneinsatz mehrstufig nachvollzogen werden kann. Die Qualitätssicherung kann Artikel-Analysemerkmale erfassen und so Chargen prüfen sowie mit verschiedenen Chargen-Stati arbeiten.

Validierbarkeit der Sage 100 mit abacus Zusatzlösungen

Benutzerverwaltung der Sage 100:

• Benutzer- und benutzergruppenbezogenes, mehrstufiges Berechtigungssystem
• Sperren und Ausblenden einzelner Felder oder ganzer Register
• Ein frei definierbares Rechte- und Rollenkonzept steuert die Schreib-, Lese- und Löschrechte
• Regelbasierte Berechtigungen (z. B. Auftrag bis EUR 5.000)
• Ein mehrstufiges Berechtigungssystem ist eine wichtige Grundlage für ein validierbares System. So kann z. B. sichergestellt werden, dass nur bestimmte User bestimmte Artikelstammdaten ändern dürfen.

Anpassbarkeit der Sage 100:

• Die Sage 100 nutzt alle Vorteile ausgereifter Microsoft-Technologie.
• Mit dem hochgradig skalierbaren SQL Server ist bereits im Standard eine besonders stabile und performante SQL-Datenbank enthalten.
• Die Standardkonfiguration erlaubt eine schnelle Implementierung und das integrierte LiveUpdate stellt sicher, dass die Software immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Extra Services für Sage 100 Kunden:

• Live Update Funktion
• Sage Service Welt
• Sage Customer Voice
• Sage 100cloud Produktfahrplan & Developer Club
• Sage AppCenter
• Sage 100cloud FAQ Portal und Wissensdatenbank
• Zertifikate GOB, GOBD, ITSG, etc.
• Sage Academy & E-Learning Plattform mit Schulungsvideos
• Sage 100cloud Online Hilfe

Wichtige Funktionalitäten für die Pharmabranche sind in der Branchenlösung von abacus enthalten:

Integrierte ERP-Software:

Die Branchenlösung von abacus auf Basis der Sage 100 stellt eine integrierte ERP-Software dar. Das heißt, dass alle Unternehmensbereiche (Einkauf, Verkauf, Lager, Rechnungswesen, Qualitätssicherung, CRM) mit der gleichen Datenbasis arbeiten und es keine zusätzlichen Schnittstellen gibt, die oft risikobehaftet sind.  Ein großer Vorteil der Sage 100 zusammen mit abacus ist, dass es trotz der spezifischen Branchenlösung keine zusätzlichen Schnittstellen oder Probleme beim Datenaustausch gibt. Alle Zusatzmodule von abacus sind voll integriert. Die wesentlichen relevanten Systemanforderungen, die sich aus der ISO 13485:2016 ergeben, sind bereits in der Standard-Software von Sage und abacus umgesetzt und viele unternehmensspezifische Anforderungen müssen nur konfiguriert werden.

Stammdatenqualität:

Durch die weitreichende Benutzerverwaltung ist es möglich, dass nur bestimmte User mit ausgewählten Rechten Stammdaten pflegen. Es ist möglich einen Artikel für den Verkauf zu sperren. Wer diese Einstellung vornimmt, kann über die Berechtigung festgelegt werden. So kann ein 4-Augen-Prinzip gewährleistet werden. Zudem können Pflichtfelder definiert werden, so dass nur unter bestimmten Voraussetzungen Artikel, Lieferanten oder Kunden angelegt werden können.

Arbeiten mit Wiedervorlagen:

Die Sage 100 bietet die Möglichkeit mit Wiedervorlagen zu arbeiten. Aus der Beleg- oder Stammdatenerfassung heraus kann so z. B. ein Bestellbeleg oder ein neuer Artikel einem anderen User oder einer Benutzergruppe auf Wiedervorlage gelegt werden. Mit Hilfe von Wiedervorlagen können einfache Workflows gesteuert werden, die notwendig sind um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn die Sage 100 vom User neu gestartet wird, bekommt der jeweilige Anwender eine entsprechende Benachrichtigung.

Qualitätsmanagement und Rückverfolgbarkeit:

Das Qualitätsmanagement nimmt in der ISO 13485:2016 einen besonders hohen Stellenwert ein. Das abacus Zusatzmodul „Chargenverwaltung und Qualitätssicherung“ ermöglicht zusammen mit der abacus Mobilen Datenerfassung die Rückverfolgbarkeit von Chargen. In der Qualitätssicherung lassen sich artikelbezogen zu prüfende Merkmale mit ihren Grenzwerten hinterlegen. Diese Grundlagen werden zu jeder Charge übernommen, zu denen die Ist-Werte erfasst werden. Chargen können die Stati „ungeprüft“, „gesperrt“ und „freigegeben“ haben und so kann ein 4-Augen-Prinzip gewährleitet werden. Im Hintergrund wird erfasst, welcher User wann einen Status geändert hat. Somit kann auch hier ein Audit-Trail sichergestellt werden. Beim Scannen von gesperrter Ware erscheint dann eine Fehlermeldung, so dass die Mitarbeiter in der Logistik und Produktion wissen, dass diese Ware nicht verwendet werden darf.

Audit-Trail:

Durch das sogenannte „Mutationsprotokoll“ von abacus ist es möglich zu bestimmen, in welchen Bereichen der Sage 100 Veränderungen an den Daten protokolliert werden sollen. Für die ausgewählten Bereiche werden die Veränderungen und die dazugehörigen User erfasst um zurückverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Lieferantenbewertung:

Mit Hilfe der abacus Qualitätssicherung kann auch eine Lieferantenbewertung erfolgen. Überschreitet der Ist-Wert die Grenze eines Analysemerkmals, z. B. im Rahmen der Wareneingangskontrolle, erzeugt das einen Eintrag in der Lieferantenbewertung.

Reklamationsmanagement:

Innerhalb der Sage 100 kann direkt aus einem Verkaufsbeleg heraus ein Rücklieferschein mit ausgewählten Positionen erstellt werden. Durch die Verwendung der Mobilen Datenerfassung kann der Lieferschein als Rücksendeschein dienen und somit wird die Reklamation dem Vorgang eindeutig zugeordnet. Mit Hilfe des AppDesigners kann eine Auswertung erstellt werden, die verdeutlicht, bei welchen Artikeln es besonders oft zu Reklamationen kam.

Etiketten (UDI):

Mit Hilfe des abacus Etikettierung und Rückverfolgbarkeit wird eine UDI-Etikettierung umgesetzt. Somit wird von Seiten der Software sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen auf den Etiketten vorhanden sind.

Medical Device File:

Durch das integrierte Dokumenten Management System der Sage 100 ist es kein Problem schnell einen Überblick über alle relevante Produkt-Belege (z. B. Produktionsauftrag, Angebot, Rücklieferungen etc.) zu bekommen.

Chargen-Reservierung:

Insbesondere bei Rohstoffen in der Pharmabranche kann es vorkommen, dass sich die Zusammensetzung der Fertigungsaufträge im Rahmen der Produktion verändert, weil z. B. die Konzentration der jeweiligen Charge des Einsatzmaterials variiert. Mit Hilfe des Zusatzmoduls „Chargenreservierung“ von abacus kann direkt beim Erstellen des Fertigungsauftrags die jeweilige Charge, die zuvor von der Qualitätssicherung überprüft und bewertet wurde, reserviert werden.

EDIFACT:

Der elektronische Datenaustausch spielt auch in der Pharmabranche eine große Rolle. Für die beleglose Abwicklung von Einkaufs- und Verkaufs­vorgängen mit Großhändlern oder Pharmakonzernen müssen Daten aus der Warenwirtschaft oder dem Rechnungswesen über einen EDIFACT-Konverter exportierbar oder importierbar sein. Mit abacus EDIFACT werden beim Datenexport über eine Schnittstelle Belegdaten aus der Sage 100 ausgelesen, einem Konverter zur Verfügung gestellt, in ein definiertes Format konvertiert und an den Geschäftspartner übertragen.

Der Weg zum validierten ERP-System mit der Branchenlösung von abacus

Eine Software-Validierung liefert den dokumentierten Nachweis, dass die Unternehmenssoftware die vom Unternehmen vordefinierten Anforderungen hinsichtlich Funktionalität, Bedienbarkeit, Wartung und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wenn Ihre interne Qualitätssicherungsabteilung keine umfassende Erfahrung zur Validierung besitzt, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister aus dem entsprechenden Bereich, der das Projekt leitet. In der Broschüre erhalten Sie zudem Handlungsempfehlungen zur Umsetzung.

Weitere Informationen zu den Lösungen sind auf der Produktseite zum Bundle "Rückverfolgbarkeit" beschrieben:

Broschüre Branchenlösung für Kosmetik, Pharmazie, und Medizinprodukte

 die Herausforderungen zur Validierung besteht, können wir die relevanten Module besprechen und ein Angebot erstellen.

Schreiben Sie uns gerne mit dem Kontaktformular oder an vertrieb@abacus-edv.de, wofür Sie sich interessieren. Wir nehmen uns die Zeit für Ihre Fragen oder zur Präsentation der Sage 100 mit unseren Modulen.