26. Januar 2022
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Kosten und Zeit in der Sage 100 durch automatisierte Belegerstellung sparen

Vor allem Dienstleistungsunternehmen haben in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen mit sich wiederholenden Vorgängen zu tun. Es wird z. B. ein Dienstleistungsvertrag über zwei Jahre abgeschlossen und dann wird dem Kunden monatlich eine bestimmte Gebühr in Rechnung gestellt. Aus dem privaten Umfeld kennt man so etwas zum Beispiel in Bezug auf die Miete, den Handyvertrag, die Kinderbetreuungskosten, die Gebühr für das Fitness-Studio etc.

Ein Fitness-Studio hätte beispielsweise einen sehr großen Aufwand, wenn es jeden Monat für jedes Mitglied eine separate Rechnung erstellen müsste. Ohne eine Automatisierung würde die monatliche Rechnungsstellung ewig dauern und es könnten sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Um solche sich wiederholenden Geschäftsvorfälle in der Sage 100 zu vereinfachen, hat abacus vor einigen Jahren das Modul „wiederkehrende Belege“ entwickelt.

Ist-Situation in der Sage 100 bei wiederkehrenden Belegen

In der Sage 100 Warenwirtschaft ist es derzeit nicht möglich wiederkehrende Belege automatisiert zu generieren. Es ist nur im Sage 100 Rechnungswesen möglich wiederkehrende Buchungen zu erfassen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie zum Beispiel ungern Ihrem Vermieter eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben wollen und stattdessen Ihrer Miete wie eine Art Dauerauftrag automatisch an Ihren Vermieter überweisen. Wenn Sie jedoch Verträge mit Kunden oder Lieferanten vereinbart haben, die mit einer festgelegten regelmäßigen Zahlung verbunden sind, dann kann die Sage 100 Warenwirtschaft nicht automatisch entsprechende Belege generieren. Das bedeutet, dass Sie jeden Monat die entsprechenden Bestellungen oder Rechnungen erneut manuell erzeugen müssten.

Lösung: das Zusatzmodul „Wiederkehrende Belege“ für die Sage 100

abacus selbst benutzt selbstverständlich ebenfalls die Sage 100 und stellt auf Basis von festen Verträgen regelmäßig Rechnungen. Um diesen Rechnungsstellungsprozess zu vereinfachen, wurde vor einigen Jahren das Modul „Wiederkehrende Belege“ für die eigene Verwendung entwickelt. Viele andere Dienstleistungsunternehmen die mit der Sage 100 arbeiten, haben allerdings das gleiche Problem und daher wird das Zusatzmodul auch seit langem von anderen Firmen verwendet. Dieses Zusatzmodul ist vergleichbar mit einer schlanken Vertragsverwaltung. Mit dem Modul ist es möglich durch das Festlegen von Zeitintervallen in der Belegbearbeitung, das Erzeugen dieser Belege manuell, aber auch automatisiert ablaufen zu lassen. Somit müssen z. B.  Wartungsrechnungen, basierend auf dem immer gleichen Beleg, in der Sage 100 nicht mehr per Hand aus dem Quellbeleg generiert werden.

Funktionsweise des Zusatzmoduls „Wiederkehrende Belege“ für die Sage 100

1. Schritt: Grundbeleg bzw. Quellbeleg erfassen

Im ersten Schritt wird über die normale Belegerfassung ein normaler Einkaufs- oder Verkaufsbeleg (inkl. Belegkopf, Positionen, Belegfuß) angelegt. Dieser Grundbeleg bzw. Quellbeleg wird als „Vertrag“ (wiederkehrende Belege) erfasst. Dieser Quellbeleg beinhaltet alle wesentlichen Vertragsinformationen in Bezug auf den Kunden bzw. Lieferanten, die Belegpositionen und im Belegfuß können z. B. vereinbarte Rabatte eingetragen werden.

2. Schritt: Vertragsdetails für den Beleg erfassen

Über den Menüpunkt „Wiederkehrende Belege –> Intervall anlegen“ müssen im nächsten Schritt die Details für den Vertrag in Bezug auf die wiederkehrenden Belege erfasst werden. Dabei wird z. B. der Vertragsbeginn und das Vertragsende, das Intervall (Tage, Wochen, Monate, Jahre, Quartal) und die Zielbelegart festgelegt. Somit wird dann beispielsweise automatisch eine Sofortrechnung auf Basis der eingegebenen Daten erstellt.

3. Schritt: Wiederkehrende Belege automatisch generieren

Über den Menüpunkt „Wiederkehrende Belege –> Belege generieren“ können mit wenigen Klicks die entsprechenden Einkaufs- oder Verkaufsbelege generiert werden. Eine Übersicht aller angelegten Verträge steht ebenfalls unter „Intervallübersicht“ zur Verfügung.

Funktionen im Überblick:

  • Automatische Generierung von Einkaufs- oder Verkaufsbelegen auf Basis von einem Ursprungsbeleg und einem festgelegten Intervall (ähnlich wie ein Dauerauftrag)
  • Die automatische Generierung kann manuell angestoßen werden oder automatisiert ablaufen
  • Ein Stapeldruck aller wiederkehrenden Belege ist möglich
  • Übersicht über alle angelegten „Daueraufträge“

Vorteile und Hauptnutzen:

  • Sie können viel Zeit bei der Belegerstellung sparen, da die Daten nur einmal erfasst werden müssen.
  • Sie können viele unterschiedliche Intervalleinstellungen tätigen.
  • Sie haben in der Sage 100 selbst einen guten Überblich über alle angelegten „Daueraufträge“ und müssen keine zusätzlichen Listen pflegen.

Weitere allgemeine Informationen zu dem Modul inkl. einem übersichtlichen Datenblatt finden Sie hier.

 

 

Sage 100 Voraussetzungen und Preise:

Um das Zusatzmodul „Wiederkehrende Belege“ für die Sage 100 verwenden zu können, benötigen Sie eine Sage 100 Warenwirtschaft in der Version 8.1 oder 9.0 und den Sage 100 AppDesigner Professional.

Mietpreis: 120 EUR im Monat (netto) für eine Unternehmenslizenz

Das es sich um eine Unternehmenslizenz handelt, können alle Sage 100 Anwender die Funktionalitäten des Moduls verwenden. Über die Rechteverwaltung können allerdings die jeweiligen Rechte der einzelnen Nutzer eingeschränkt werden.

Installation und Grundlagenschulung:

Zusätzlich zu den monatlichen Nutzungsgebühren fallen einmalige Installations-, Einrichtungs- und Schulungskosten an. In der Regel dauert das zwischen vier und sechs Stunden und kostet somit nochmals zusätzlich etwa 1.000 EUR (netto). Selbstverständlich unterbreiten wir Ihnen gerne ein verbindliches Angebot. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an info@abacus-edv.de.

 

Online Live-Präsentation

In einer kostenfreien online Live-Präsentation (ca. 30 min) zeigen wir Ihnen wie unser Zusatzmodul “Wiederkehrende Belege” für die Sage 100 funktioniert.

Agenda der Präsentation:

  • Allgemeine Erläuterung der Funktionsweise
  • Live-Präsentation des Zusatzmoduls
  • Installationsaufwand
  • Fragerunde
  • Preise für das Modul und die Installation

Wenn Sie Interessen an einer kostenfreien online Live-Präsentation haben, können Sie gerne eine Email an info@abacus-edv.de senden. Alle weiteren Termine für z. B. Webinare, Online-Talks und Live-Präsentationen rund um die Sage 100 finden Sie auch hier.

 

Weitere Sage 100 Modul des Monats

Schauen Sie sich gerne noch die weitere Sage 100 Module des Monats an:

 

Interesse, Fragen, Wünsche, Ideen

Sie haben Interesse, Fragen, Wünsche oder Ideen? Rufen Sie uns gerne direkt an (Telefon: +49 38852 601-0) oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@abacus-edv.de.

 

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Dieser Beitrag wurde am 27.01.2022 von Katja Grzebiela erstellt.

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