Die Einführung neuer Unternehmenssoftware oder der Einsatz mobiler Endgeräte dient der Digitalisierung einer Vielzahl von Kernprozessen im Unternehmen. Damit die Vorteile vollumfänglich genutzt werden können, weist abacus auf die übergeordnete Rolle eines durchgängigen Change- und Projektmanagements hin und gibt fünf Handlungsempfehlungen, damit Mitarbeiter effektiv durch die digitale Transformation geführt werden.
Die 5 Handlungsfelder
Transparente Planung des Gesamtprojekts
Zur effektiven Umsetzung von Projekten ist es wichtig, dass bereits bei den Initial-Workshops zur Aufnahme der Anforderungen, Mitarbeiter aktiv einbezogen werden. abacus stellt dafür ein Projektmanagement-Tool zur Verfügung, damit alle Beteiligten durchgehend Einblick in das Projekt haben. Darüber hinaus wird der Zugriff zu einem speziellen abacus Ticket-Tool geboten, so dass jederzeit die Möglichkeit besteht, System-Fehler zu melden und den diesbezüglichen Über- und Einblick in deren Bearbeitungsstatus zu erhalten.
Transparenz über Veränderungen in Arbeitsprozessen
In der Regel wird im Rahmen von Initialworkshops mit allen beteiligten Bereichen über Ist- und Soll-Prozesse gesprochen und die neue Unternehmenssoftware live vorgeführt. Damit können die Mitarbeiter sehen, wie die Prozesse funktionieren und schon im Rahmen der Anforderungsaufnahme können Verunsicherungen beseitigt werden. Außerdem sorgt ein Workshop-Protokoll dafür, alle Ergebnisse zu dokumentieren.
Berücksichtigung operativer Details
Bei der Aufnahme der Anforderungen in den einzelnen Unternehmensbereichen sorgt abacus dafür, dass mit den zukünftigen Anwendern die einzelnen Arbeitsprozesse im Detail besprochen werden und gibt sich nicht mit halbherzigen Lösungen zufrieden. Durch die langjährigen Erfahrung sichert abacus ab, dass viele Anforderungen mit speziellen abacus Modulen abgedeckt werden, ohne dass eine zusätzliche Programmierung notwendig ist. Sollte Letzteres erforderlich oder gewünscht sein, stellt abacus hochqualifizierte Entwickler, die die notwendigen Programmierungen schnell umsetzen können und als kompetente Ansprechpartner fungieren.
Effektive Schulungen
Im Mittelpunkt jeder Digitalisierung steht der Mensch. Deshalb sorgt neue Unternehmenssoftware per se noch nicht für digitale Prozesse. Durch die neue Software soll die Arbeit allerdings deutlich einfacher, komfortabler und fehlerfreier werden. Dies kann nur mit qualifizierter Mitarbeiter-Schulung durch abacus gewährleistet werden, die zum festen Bestandteil eines jeden Softwareeinführungsprojekts gehört.
Effiziente Kommunikation
Um bei den projektbeteiligten Mitarbeitern Befürchtungen abzubauen, Missverständnisse aufzuklären und eine positive Grundeinstellung zu fördern, legt abacus großen Wert auf eine offenen, transparente Kommunikation als Grundlage für eine erfolgreiche Projektdurchführung mit und zwischen allen Beteiligten. Nur so können ein gemeinsames Verständnis entwickelt, Anforderungen bestimmt und spezifiziert sowie Unklarheiten abgebaut werden. Diese Kommunikation ist Voraussetzung für eine transparente Projektplanung und -umsetzung, die durch gemeinsame Statustelefonate und regelmäßige Kundenberatung vor Ort erfolgt.
